Staffly Pro - hele jeres back office
Vagtplanlægning, timer, fakturering og likviditet i ét system. Til jer, der planlægger jeres egne folk og skal have timerne hele vejen til faktura og løn.
Passer Staffly Pro til jer?
Pro er til virksomheder, der selv planlægger deres medarbejdere - og skal fakturere eller lønne på baggrund af timerne.
I planlægger jeres egne folk
I har vagter, der skal dækkes pr. afdeling og rolle - butikker, terminaler, lagre eller pladser.
Timerne skal videre
Godkendte timer skal blive til en faktura i jeres regnskabssystem og til løn, uden at nogen taster dem igen.
I vil se pengene før lønningsdagen
I har brug for likviditet og dækningsbidrag pr. ordre, ikke først når regnskabet er lukket.
Afdelinger, roller og bemandingsbehov
I beskriver én gang, hvor mange og hvilke roller hver afdeling har brug for på en normal uge. Det er dét grundlag, ugeforslaget bygger på - og det kan variere hen over sæsonen.
- Afdelinger er stederne, hvor arbejdet foregår - en butik, et lager, en terminal
- Roller er den kompetence, vagten kræver - fx skiftleder, kasse eller lastmedarbejder
- Bemandingsbehov pr. afdeling, ugedag og rolle med start, slut og pause
- Sæsonperioder, så julen eller højsæsonen har sit eget behov
- Medarbejderprofiler med kontrakttimer, kompetencer og fast rådighed
"Foreslå uge" - med tre garantier
Staffly bygger et forslag til hele ugen og viser, hvem der er sat på hvad og hvorfor. I godkender, før noget bliver til virkelighed.
- En hård regel brydes aldrig: fravær, overlap, 11 timers hvile, forkert rolle eller afdeling og ugentligt loft udelukker en medarbejder
- Kan en vagt ikke dækkes lovligt, står den åben og bliver rapporteret - i stedet for en plan, der ser komplet ud
- Kør forslaget igen uden at ødelægge noget: allerede tildelte vagter beholder deres person, og der oprettes ikke dubletter
- Samme grundlag giver samme plan - det, I godkendte i forhåndsvisningen, er dét, der bliver skrevet
Ingen ser en plan, I ikke har udgivet
Vagter er kladder, indtil ugen udgives. Før udgivelse får I et tjek: hvor mange vagter er stadig ubemandede, og hvilke har advarsler. Advarsler blokerer ikke - I bestemmer.
- Medarbejdere ser kun udgivne vagter
- Tjek af ugen før udgivelse: ubemandede vagter og advarsler samlet ét sted
- Dækningsoverblik pr. dag: behov, planlagt og manglende - også pr. rolle
Fravær, afløsere og vagtbytte
En vagtplan overlever sjældent ugen urørt. Når nogen melder sig syg, markerer Staffly automatisk de vagter, der nu mangler dækning, og hjælper med at finde en, der lovligt kan tage dem.
- Sygdom, ferie og fri - godkendte fraværsanmodninger opdaterer planen med det samme
- "Find afløser" rangerer kun dem, der lovligt kan tage vagten - og siger det ligeud, hvis ingen kan
- Tilbyd vagten til flere: første ledige der siger ja, eller I vælger selv
- Vagtbytte kræver kollegaens ja først - derefter godkender I
Planen i lommen - og besked når den ændrer sig
Medarbejderne har deres vagtplan i Stafflys app til iOS og Android og får push-besked, når en vagt ændrer sig. I bestemmer, hvad de må: se holdets plan, melde sig syg, anmode om fri, tage ledige vagter eller bytte.
- Vagtplan i appen med push-besked ved ændringer
- Meld sygdom - planlæggeren får straks besked om vagter uden dækning
- Bekræft timer efter vagten med ét tryk, så timeregistreringen er klar
- Seks indstillinger I selv slår til og fra pr. virksomhed
Godkendte timer bliver til en kladde
Staffly samler perioden pr. ordre og opretter fakturaen i jeres regnskabssystem - timer, udlæg og tillæg samlet, med bilag som PDF.
- Faktureringsperiode pr. ordre: uge eller måned
- Timer, udlæg og tillæg på samme faktura
- Bilag vedhæftet som PDF
- Priser fra kundens prisaftale
- Fakturaen sendes og bogføres i regnskabssystemet
Se pengene før lønningsdagen
Likviditetsprognosen tager både det fakturerede og det leverede-men-ikke-fakturerede med, og trækker kommende løn og moms fra.
- Prognose 30 dage frem
- Kommende lønforpligtelser før lønningsdagen
- Moms der skal sættes til side
- Margin pr. ordre - ikke kun omsætning
Om arbejdstidsregler
Staffly advarer ud fra de regler, I selv sætter op - som standard 11 timers hvile og 48 timer om ugen. Advarslerne er vejledende. Staffly kontrollerer ikke, om jeres planlægning overholder arbejdstidsloven eller jeres overenskomst; det ansvar ligger fortsat hos jer.
Spørgsmål vi ofte får
Se Staffly Pro på jeres egen drift
Vi gennemgår jeres uge, jeres afdelinger og jeres faktureringsflow - og viser, hvad Pro dækker.